Dans cette sixième partie du didacticiel sur les relances clients de Ciel Gestion Commerciale 2006, nous allons voir qu'il est possible d'envoyer les lettres de relances par courrier électronique. Cette fonctionnalité est surtout utile lorsque l'on veut envoyer tout un groupe de lettres de relance à un commercial ou à un chef de secteur, elle est un peu moins pratique s'il s'agit de les envoyer directement aux entreprises concernées. Nous verrons également que le logiciel Ciel Gestion Commerciale peut générer les lettres de relance sous forme de fichier, au format PDF très pratique par son universalité.

Dans la précédente partie du didacticiel, nous avons étudié la manière de bien utiliser la fonction Aperçu des lettres de relance. Le logiciel Ciel Gestion Commerciale 2006 vous propose également le bouton "Fenêtre" qui donne exactement le même résultat que la fonction "Aperçu".

La différence entre ces deux fonctionnalités est que le rendu des lettres de relance à l'écran, via la fonction "Aperçu", est réalisé à partir des paramétrages de votre imprimante ; alors que la fonction "Fenêtre" n'utilise aucun pilote d'imprimante pour afficher à l'écran les lettres de relance.

Si vous avez une imprimante installée sur votre PC, il vaut donc mieux utiliser la fonction "Aperçu" dont le résultat sera très proche de l'imprimé. Si, au contraire, vous n'avez pas d'imprimante installée (ou du moins son pilote, "driver"), vous devez utiliser la fonction "Fenêtre" pour pouvoir correctement visualiser à l'écran les lettres de relance.

Ciel Gestion Commerciale 2006 présente également, toujours dans la fenêtre de relance, un bouton nommé "Fichier". Cette fonctionnalité permet, non pas d'imprimer les lettres de relance, mais plutôt de les enregistrer sous la forme d'un fichier PDF.

Ce format de fichier est très pratique puisqu'il est devenu quasiment universel. Pour lire un fichier PDF, votre destinataire doit posséder un lecteur PDF comme Acrobat Reader. Ce petit utilitaire est gratuit et livré par défaut sur la très grande majorité des ordinateurs. L'avantage de ce format, par rapport à un format Word par exemple, est que non seulement il n'y a pas besoin de logiciel payant pour lire le document, mais que ce dernier sera totalement indépendant des polices de caractères installées sur le PC de votre destinataire, c'est-à-dire que le rendu à l'écran de votre lettre de relance sera identique sur tous PC et Macintosh.

Ciel Gestion Commerciale ne créera qu'un seul fichier PDF, même s'il y a plus d'une lettre de relance ; toutes les lettres seront alors incluses dans le même fichier. Cela peut être tout de même utile pour donner à un commercial toutes les informations sur les clients à relancer.

Le bouton "Email" permet, quant à lui, d'envoyer les lettres de relances par courrier électronique. C'est une solution pratique, mais là aussi ce seront toutes les lettres de relance qui se retrouveront dans un même fichier PDF.

Il n'est donc pas possible, avec cette fonctionnalité, d'envoyer automatiquement par email, à chaque destinataire concerné, une lettre de relance. Dès que l'on clique sur le bouton "Email", Ciel Gestion Commerciale 2006 ouvre votre gestionnaire de courriels par défaut (généralement Microsoft Outlook) et prépare un courrier en incluant automatiquement le fichier PDF qui contient toutes les lettres de relance. Il ne vous reste plus qu'à indiquer l'adresse électronique de votre destinataire (un commercial, un responsable de secteur, etc.) pour envoyer le fichier PDF contenant les lettres de relance. Vous pouvez bien sûr également personnaliser le courriel en ajoutant un texte de votre choix.

Pour envoyer une seule lettre de relance par courrier électronique, il faut en fait passer par la fonction "Aperçu" ou "Fenêtre". Lorsque Ciel Gestion Commerciale affiche en effet les lettres de relance à l'écran, vous pouvez naviguer dans les différentes lettres et utiliser le menu local en haut de la fenêtre en cliquant sur "Envoyer la page par email". Ciel Gestion lancera alors votre gestionnaire de courrier électronique en préparant un courriel incluant cette lettre de relance au format PDF. Malheureusement, Ciel Gestion Commerciale ne reprend pas automatiquement l'adresse électronique de la société concernée par la relance, il faudra donc l'indiquer manuellement.

Par Olivier | Avant | Vendredi 3 Février 2006, 12:19 | Après | Didacticiels et tutoriaux | aucun commentaire