Ciel Compta : comment gérer le rapprochement bancaire? (1ère partie)

Le rapprochement bancaire est une des fonctionnalités les plus utiles d'un logiciel de comptabilité comme Ciel Compta. Il vous permet de vérifier, en comparant vos relevés bancaires et votre comptabilité, si votre banque n'a pas fait d'erreur et si vous n'avez pas oublié d'enregistrer certaines opérations dans votre logiciel de comptabilité. Le rapprochement bancaire paraît souvent secondaire aux novices alors que c'est une fonction essentielle et très pratique, qui plus est bien implémentée dans le logiciel Ciel Compta 2006.

Généralement, en tout cas c'est fortement conseillé, vous enregistrez vos écritures comptables dans Ciel Compta au fur et à mesure que se déroule vos opérations (ventes, achats, paiements, encaissements..).

Vous êtes donc souvent plus à jour que votre banquier. Par exemple si vous faites un chèque cette semaine et que vous l'enregistrez dans votre comptabilité, le solde banque enregistré dans Ciel Compta sera différent du solde réel de votre compte en banque, puisque le chèque ne sera payé par votre banque que bien après (le temps que votre fournisseur recoive le chèque, l'enregistre, le porte à sa banque, que sa banque le valide et le communique à la votre...).

Certains choisissent la facilité en enregistrant les écritures comptables bancaires qu'à partir du relevé de leur banque. C'est possible en effet, mais c'est dangereux, surtout pour une petite entreprise où c'est l'entrepreneur qui saisie directement les écritures comptables. Il a souvent peu de temps pour la comptabilité et des connaissances comptables peu approfondies, l'erreur est vite produite.

La meilleure solution reste d'enregistrer les écritures comptables à partir de vos justificatifs comptables: chèques, ordres de virement, factures, etc.. D'une part, cela vous permet d'être sûr de bien avoir conservé les justificatifs, surtout pour les achats; un relevé bancaire n'est en effet en aucun cas un justificatif valable lors d'un contrôle fiscal par exemple. D'autre part, grâce au rapprochement bancaire, cela vous permet de vérifier si vous n'avez rien oublié ou si votre banquier n'a pas fait d'erreur (ça arrive..).

Le logiciel Ciel Compta 2006 vous propose pour le rapprochement bancaire deux fonctionnalités complémentaires: le pointage manuel et le rapprochement bancaire proprement dit.

Comme nous le verrons en détails, le pointage manuel est très simple, il suffit de choisir un compte bancaire et de pointer (cliquer) toutes les écritures que vous voyez également sur les relevés que vous envoie votre banque. Ciel Compta vous indique alors un solde qui correspond uniquement à toutes les écritures pointées, il doit donc être identique au solde indiqué par votre banque.

Si ce n'est pas le cas, c'est qu'il y a une erreur dans votre comptabilité, un oubli, ou que la banque a fait elle-même une erreur. Le pointage manuel est très utile lorsque vous pointez vos écritures très régulièrement, tous les jours ou toutes les semaines par exemple. Ceci est possible si vous avez accès à vos comptes bancaires sur internet ou minitel. Vous pouvez alors pointer et vérifier votre compte très régulièrement.

Cela peut paraître très contraignant mais il est en fait bien plus simple simple et rapide de passer cinq minutes tous les jours ou vingt minutes chaque semaine sur ses vérifications de comptes que de s'arracher les cheveux tous les x mois. Parce-que dès qu'il y aura une erreur ou un oubli (il y en a toujours), le problème se posera sur très peu d'écritures et sur une opération que vous aurez encore à l'esprit.

De plus, si en faisant votre pointage, vous vous rendez compte qu'il vous manque un justificatif (facture, etc..), il sera très simple de le réclamer, alors que plusieurs mois après c'est parfois long et fastidieux..

Fin de la PREMIERE partie (à suivre).

Voir la suite de l'article sur le rapprochement bancaire de Ciel Compta 2006