Un bon suivi des règlements de ses clients est une chose primordiale dans une entreprise. Trop souvent, les défaillances d'entreprises sont dûes à des retards de paiement importants. Avec Ciel Gestion Commerciale Evolution -R, nous allons voir comment suivre et repérer rapidement les factures impayées. Dans cette première partie de l'article, nous allons voir principalement les paramétrages les plus utiles pour bien gérer le suivi des impayés et la gestion des relances.

Jeudi 17 Novembre 2005

Ciel Gestion Commerciale Evolution -R n'intègre pas pour l'instant un système de relance et de suivi automatique des factures impayées, il n'est donc pas vraiment adapté, dans sa version 2006, aux entreprises qui ont beaucoup de retards de paiement. Par contre, grâce à la gestion de la relation client intégrée dans la version Evolution, au système d'alertes, et aux différents états proposés par le logiciel pour gérer le suivi et les relances, Ciel Gestion Commerciale vous permet tout de même de suivre de près les retards de paiement.

A chaque fois que vous créez une facture dans Ciel Gestion Commerciale Evolution -R 2006, vous pouvez indiquer une ou plusieurs échéances. Lorsque la facture sera validée, Ciel Gestion créera automatiquement, selon vos paramétrages, une tâche à faire et une alerte pour chaque échéance, tâche qui sera enregistrée dans le module de relation client (et donc indiquée dans chaque fiche client), et alerte qui sera enregistrée dans la fenêtre de rappel d'alertes, cette dernière fenêtre pouvant être consultée manuellement ou être appelée automatiquement pour que vous soyez prévenu à temps.

Les paramétrages suivant concernent donc aussi bien les relances proprement dites que la relation client.

Vous avez la possibilité dans chaque fiche client de signaler que celui-ci ne doit jamais se voir proposer une lettre de relance. C'est un paramétrage utile pour éviter les malentendus avec de gros clients, clients sensibles, voire les amis ou membres de la famille de la direction!

Par défaut, les clients sont tous relançables. Il est dommage, par contre, de ne pas pouvoir régler ce paramétrage au niveau de la famille client. Comme cela, un paramétrage "Ne pas relancer" aurait pu être activé automatiquement par défaut pour tous les membres d'une même famille de clients (cela peut être utile dans certaines activités).

Le paramétrage "Ne pas relancer" peut donc être activé, si nécessaire, dans chaque fiche client. Vous le trouverez dans l'onglet "Complément" de la fiche client (c'est une case à cocher dans le cadre "Divers": si la case est cochée le client ne se verra pas proposer de lettre de relance pour ses impayés).

Autres paramétrages qui peuvent être utiles, vous trouverez dans le menu "Dossier" puis dans "Paramètres" et "Facturation", dans l'onglet "Options", deux paramètres "Gérer le multi-échéances" et "Gérer les relations client" qui peuvent être utiles dans notre cas.


Comme son nom l'indique, la case "Gérer le multi-échéances" doit être cochée si on a besoin de gérer plusieurs échéances par facture (ex. règlement en trois fois). Cela permettra de suivre le paiement de chaque échéance d'une facture.

La case "Gérer les relations Client" doit être également cochée si on veut que Ciel Gestion Commerciale Evolution -R nous permette de gérer toutes les actions et tâches à faire pour chaque client, d'être averti à chaque échéance non réglée et de pouvoir signaler et suivre les lettres de relances envoyées aux clients.

Enfin, deux derniers paramétrages, toujours concernant la relation client, peuvent être utiles dans notre cas. Le premier permet de régler l'affichage des fenêtres d'alerte. Ce paramètre se trouve dans le menu "Dossier", "Préférences", puis "Agenda".

Dans l'onglet "Alertes", vous trouverez la case "Tâches" qui doit être cochée si vous voulez être prévenu automatiquement qu'une facture non encore payée est arrivée à échéance, et ceci par une fenêtre d'alerte apparaissant à l'écran; bien sûr elle doit être décochée si vous ne voulez pas être prévenu automatiquement et que vous préférez ouvrir la fenêtre d'alerte manuellement.


Une autre possibilité est de demander automatiquement l'affichage de la fenêtre d'alertes à chaque ouverture du logiciel. Pour cela, ouvrez la fenêtre d'alerte, en cliquant sur le menu "Traitements" puis sur l'item "Rappels". Cliquez ensuite sur le bouton de droite de la souris lorsque son pointeur est positionné sur la fenêtre d'alertes, et cliquez sur "Ouverture au démarrage" dans le menu contextuel qui apparaît alors.

Avec cette dernière option, à chaque ouverture de votre dossier société, Ciel Gestion Commerciale Evolution -R vous présentera les factures non réglées et arrivées à échéance.

Fin de la PREMIERE partie (à suivre).

Pour en savoir plus, consultez les articles traitant d'un sujet similaire :

Ciel Gestion Commerciale Evolution - Ciel Gestion Commerciale Evolution -R - Ciel Gestion Commerciale Evolution -R 2006 - Logiciel de Gestion Ciel - Comment gérer l'échéancier et le relevé de compte avec un logiciel Ciel? - Comment gérer mes relances avec un logiciel Ciel?

Par Olivier | Avant | Jeudi 17 Novembre 2005, 18:41 | Après | Didacticiels et tutoriaux | aucun commentaire