Ciel Gestion Commerciale Evolution 2006 permet de suivre précisément les échéances de ses factures clients. Grâce au module de Relation Clients intégré à la version Evolution, Ciel Gestion permet en effet de suivre les différentes actions entreprises pour amener le client à régler sa facture. Un système d'alertes permet également d'être automatiquement prévenu en cas de non règlement le jour de l'échéance (ou avant). Avant de voir les relances clients proprement dites, c'est donc ces éléments que nous allons étudier aujourd'hui.

Comme nous l'avons déjà vu, chaque facture validée et non encore réglée fait l'objet d'une "tâche à faire" et d'une alerte. C'est à dire que selon vos paramétrages (voir la première partie de l'article), une "tâche à faire" et une alerte seront déclarées pour chacune des échéances d'une facture.

Cette alerte vous préviendra par défaut, si la facture n'est toujours pas réglée, le jour-même de l'échéance à 9h. Mais vous pouvez changer les paramétrages par défaut de l'alerte dans le menu "Dossier" -> "Options" -> "Préférences" -> "Agenda".

Là, vous pourrez indiquer le nombre de jours avant l'échéance qu'il faudra attendre avant de vous alerter (si la facture n'a toujours pas été réglée), vous pouvez par exemple demander à être alerté le jour même (0 jour), 10 jours avant, etc.. Vous pouvez également indiquer l'heure d'alerte et autoriser (ou non) Ciel Gestion Commerciale Evolution à avancer les alertes chômées, c'est à dire que dans ce cas une alerte qui devait avoir lieu par exemple un dimanche sera avancée au vendredi.

Mais l'alerte peut aussi être personnalisée pour chaque client. Pour cela, il suffit d'ouvrir une fiche client, puis de cliquer sur l'onglet "Relations Client". La liste qui apparaît affiche toutes les tâches faites (ou à faire) pour ce client: rendez-vous, opérations commerciales, appels téléphoniques, etc.. Vous trouverez également les factures non encore réglées pour lesquelles une tâche a été déclarée, cette tâche étant une "surveillance d'échéance".

Cette tâche apparaîtra dans la liste tant qu'elle ne sera pas supprimée ou purgée (la tâche d'échéance sera automatiquement supprimée lors du règlement total de la facture correspondante) et vous permettra de voir les factures du client en attente de paiement. La tâche "échéance" apparaît donc dans la liste dès sa création et pas seulement au moment où vous avez demandé à être alerté. Pour modifier les paramétrage d'alerte de cette tâche, il suffit de la double-cliquer, vous trouverez alors les différents paramétrages d'alerte dans la fenêtre de tâche.

La "tâche à faire" et "l'alerte" sont deux choses différentes, la tâche étant quelque chose à faire ou à suivre, et l'alerte étant facultative et se rapportant à cette tâche. Ciel Gestion Commerciale Evolution 2006 se propose donc de créer une tâche à faire pour chaque échéance non encore réglée.

Cette tâche équivaut à un suivi et à une surveillance de l'échéance, à partir de cette tâche vous pouvez enregistrer par exemple les différentes actions qui ont été faites pour rappeler au client qu'il n'a toujours pas réglé l'échéance. Et c'est dans cette même tâche que vous pouvez modifier les réglages de l'alerte par défaut, ils seront alors uniquement appliqués à cette tâche. Chaque tâche peut en effet avoir, ou non, une alerte. Une tâche est donc possible sans alerte, mais l'inverse n'est pas vrai, une alerte est toujours liée à une tâche.

L'onglet "Relations Client" d'une fiche client liste toutes les tâches concernant ce client, arrivées ou non à échéance, en cours ou terminées (mais n'affiche plus les tâches d'échéances qui ont été réglées); alors que la fenêtre d'alerte ne liste que les actions arrivées à échéance d'alerte. Cette fenêtre d'alerte apparaît automatiquement à l'écran (selon les paramétrages que l'on a déjà vu) ou elle peut être appelée manuellement par le menu "Traitements" -> "Rappels". Dans cette fenêtre, on trouvera donc uniquement les tâches pour lesquelles une alerte a été activée et dont la date d'alerte est inférieure ou égale à la date du jour.

Au niveau de la fiche client, vous pouvez donc personnaliser l'alerte d'échéance. Dans la liste de l'onglet "Relations Clients" de la fiche client, vous pouvez voir qu'une tâche a été déclarée pour votre facture (si celle-ci a été validée), elle est de type "échéance" et porte le nom "Facture"+numéro de celle-ci. Ciel Gestion Commerciale Evolution 2006 vous permettant maintenant de paramétrer finement les listes, nous vous conseillons de faire afficher la colonne "Statut" qui n'apparaît pas par défaut.

Grâce à cette colonne, vous pouvez voir pour chaque action si elle est "en cours", "terminée, ou "à faire". La tâche d'échéance est déclarée par défaut avec le statut "à faire", dans l'esprit cela veut dire que l'échéance n'a pas été réglée et qu'il y a donc une attente d'action : "Régler", "Relancer", etc..

Si vous double-cliquez sur la tâche d'échéance, vous pouvez voir son détail apparaître dans une nouvelle fenêtre, vous pouvez alors totalement personnaliser la tâche ainsi que l'alerte qui y est liée.

Par Olivier | Avant | Mardi 6 Décembre 2005, 11:27 | Après | Didacticiels et tutoriaux | aucun commentaire