Dans cette troisième partie de l'article sur le suivi des règlements et des relances clients de Ciel Gestion Commerciale 2006, nous étudions toute la partie "Relation Clients" qui permet de suivre de très près chaque échéance en attente de règlement. Nous verrons ainsi que Ciel Gestion Commerciale enregistre dans la tâche de suivi d'échéance chaque règlement, chaque impayé, et toutes les informations que vous pouvez également indiquer manuellement.

Maintenant que nous avons étudié les paramétrages et la manière dont Ciel Gestion Commerciale 2006 vous permet de suivre vos échéances (en créant une alerte et une tâche à suivre dans la relation client), nous allons voir comment se passe le suivi d'une échéance au moment de son règlement total, partiel ou même lors d'une absence de règlement.

Lorsque vous enregistrez un règlement partiel (qui ne couvre donc pas le montant total attendu) pour une échéance, Ciel Gestion Commerciale 2006 en tient compte automatiquement dans le module de relations client. La tâche de suivi d'échéance reste active puisque la facture n'a pas été réglée en totalité.

Dans l'onglet "Relations Client" de la fiche du client concerné, la tâche de suivi d'échéance est donc toujours présente, et dans la colonne "commentaires" de la tâche, vous pouvez voir le ou les règlement(s) partiel(s) effectués pour cette échéance, avec pour chaque règlement partiel la date à laquelle il a été effectué.

Si une alerte avait été déclarée pour cette tâche (généralement activée par défaut), l'alerte restera active tant que la totalité de l'échéance n'aura pas été réglée.

Si un client effectue un règlement partiel soldant l'échéance ou un règlement total d'échéance, la tâche de suivi d'échéance ainsi que l'alerte (si cette dernière a été activée) sont automatiquement supprimées.

Tant que l'échéance n'est pas soldée et que sa tâche de suivi est donc toujours présente, Ciel Gestion Commerciale enregistre dans cette tâche les différentes informations liées au(x) règlement(s) de l'échéance. Comme on l'a vu, les éventuels règlements partiels sont signalés dans la tâche de suivi, mais Ciel Gestion Commerciale 2006 signalera également d'autres informations comme par exemple un règlement partiel qui a été déclaré "impayé".

Dans ce dernier cas, vous pourrez voir un commentaire du type "Règlement de -100 € le 20/12/2005". Comme vous pouvez le constater, le montant est négatif, ce qui veut dire qu'il a été déduit du montant total des règlements effectués.

Par contre, une fois que la tâche de suivi a été supprimée (par exemple si l'échéance a été soldée), Ciel Gestion Commerciale ne signalera plus d'information concernant l'échéance. C'est ennuyeux en cas d'annulation de règlement par exemple.

Si en effet vous avez soldé une échéance, la tâche de suivi a été supprimée. Si maintenant, vous vous rendez compte que vous avez fait une erreur et que vous annulez le paiement qui soldait l'échéance, Ciel Gestion Commerciale ne recréera pas automatiquement une tâche de suivi d'échéance avec les informations précédemment enregistrées (autres règlements partiels, etc.).

Dans ce cas, il faudra penser à créer une tâche de suivi d'échéance manuellement, mais celle-ci ne sera pas alimentée automatiquement par Ciel Gestion Commerciale et ne sera pas non plus annulée lors de l'enregistrement d'un paiement soldant l'échéance, il faudra le faire là aussi manuellement.

Dans tous les cas, vous pouvez alimenter manuellement la tâche de suivi d'échéance. Pour cela, il suffit d'aller dans le module "Relations Clients" (menu "Traitements") ou mieux dans l'onglet "Relations Client" de la fiche client concernée, d'ouvrir la tâche de suivi d'échéance en double-cliquant dessus et de saisir les informations qui peuvent compléter utilement le suivi d'échéance.

Vous pouvez saisir tous types d'informations utiles pour le suivi : "il a appelé le 20/12 pour avertir qu'il envoyait son règlement le 24", "selon le commercial bertrand, ce client est au bord du gouffre, suivre de très près cette dernière échéance", "chèque de caution reçu le 20/12 en attente du chèque définitif à la fin du mois", "montant de l'échéance contesté, en attente d'une décision de la direction", etc.

Bien que Ciel Gestion Commerciale alimente automatiquement cette tâche (avec les informations de règlement, comme on l'a vu), vous pouvez donc aussi la compléter de vos propres informations, cela n'empêchera pas Ciel Gestion Commerciale 2006 d'ajouter ses propres commentaires.

Par Olivier | Avant | Jeudi 22 Décembre 2005, 11:11 | Après | Didacticiels et tutoriaux | aucun commentaire